Esprit Libre recherché – adjointe administrative

Si pour toi, chaque chose a sa place, et qu’il y a une place pour chaque chose, tu es peut-être celle que l’on cherche. Si tu aimes être la maman de bureau avec tes bras de pieuvre et tes «to-do lists», peut-être que nous aimerions connaître ta recette (surtout si ton sucre à la crème est bon).

Esprits Libres Communications
est à la recherche d’une adjointe administrative.

Sous la direction de la direction générale et en collaboration avec la coordonnatrice de projets, l’adjointe administrative consiste à accueillir les invités au studio, coordonner les différentes demandes logistiques et accomplir un ensemble de travaux administratifs.

Le genre féminin est utilisé, car les adjoints administratifs ne s’accordent pas en nombre.
Blague de geek due à la présence moindre d’hommes dans ce secteur.
Cela dit, les adjoints administratifs sont les bienvenus; on espère même un nombre record de candidatures. 

Responsabilités:

  • Envoyer les convocations et les rappels de rencontres, assurer la préparation du matériel et des documents nécessaires en vue de la préparation des réunions, préparer l’ordre du jour et prendre les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions.
  • Répondre, diriger et filtrer les appels téléphoniques, répondre aux demandes générales d’information et transférer les demandes particulières aux personnes concernées, assurer un suivi, prendre les messages et offrir un service à la clientèle hors pair.
  • Accueillir les visiteurs, clients, employés et fournisseurs (à l’occasion, préparer les breuvages, commander des collations ou lunchs).
  • Exécuter des recherches, compiler des données et préparer des documents.
  • Assumer la responsabilité du système de classement et appliquer la procédure d’archivage;
  • Effectuer du travail général de bureau (classement, achats divers, bon de commande, envois postaux, photocopies, télécopies, messageries, inventaire et commande du matériel de bureau, commande de nourriture, etc.).
  • Assurer la gestion de la propreté des espaces communs du bureau.
  • Distribution du courrier, réception de marchandise et de produits imprimés (avertir qui de droit).
  • Transmettre la facturation, percevoir, comptabiliser les encaissements;
  • Préparer la documentation pertinente à l’effort de vente;
  • Préparer les envois de proposition (montage de fichiers, impression, reliure, copies électroniques, etc.);
  • Organiser et coordonner toutes les activités relatives à la préparation des documents destinés à répondre aux offres de services ainsi que de tout autre document spécialisé exigé.
  • Réviser les documents pour s’assurer que les aspects techniques, les qualifications et l’expérience du personnel, les données personnelles, les explications et le matériel de marketing ne comportent pas d’erreur, sont bien rédigés et sont tenus à jour.
  • Assurer une vigie sur des sites, réseaux sociaux et médias.
  • Mettre à jour les dossiers des partenaires après chaque communication
  • Participer à la préparation des envois postaux hebdomadaires
  • Toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise.

Pas de presse, on se cherche une perle rare…
Le poste sera ouvert au moment de la rentrée!

Qualifications requises:

  • Détenir un DEC technique dans un champ de spécialisation approprié, notamment en administration, en bureautique, etc.;
  • Comprendre les services et produits offerts par l’agence;
  • Posséder au moins deux (2) années d’expérience pertinente;
  • Maîtriser la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Être bon communicateur tout en étant discret;
  • Être professionnel, responsable, autonome et polyvalent;
  • Être créatif, proactif, débrouillard et dynamique;
  • Avoir de l’entregent et faire preuve de souplesse;
  • Maîtriser l’environnement Windows et la suite Office;
  • Avoir un anglais fonctionnel à l’oral. Un anglais fonctionnel à l’écrit serait un atout

Poste permanent, de 20 à 35 heures par semaine [selon le candidat choisi].

Milieu de travail énergique alimenté par la co-création, l’expérience, l’ingéniosité et la mobilité.

Date limite pour faire parvenir votre curriculum vitae: 9 septembre 2016.

Vous pouvez postuler en faisant parvenir votre Curriculum Vitae à cv@espritslibres.ca ou au 166, rue Cowie #105, Granby, Québec, Canada.

Nous remercions à l’avance tous les candidats, seules les personnes retenues seront contactées.

Esprits Libres Communications est une équipe multidisciplinaire qui active son intelligence collective au service de ses clients­. D’ailleurs, la synergie de notre équipe est l’une de nos plus grandes forces.